mail merge

MAIL MERGE
Adalah salah satu program di dalam ms . word yang dapat membantu kita dalam hal pembuatan surat untuk orang banyak. Jadi kita hanya perlu mengetik surat tersebut satu kali, dan data- data yang berdeda untuk tiap orang, dapat kita input menggunakan mail merge ini, sehingga pekerjaanpun lebih mudah dan lebih cepat dilakukan.
Berikut adalah gambaran dari pembuatan surat dengan menggunakan mail merge :
Bentuk surat :

UNDANGAN RAPAT PEMILIHAN KETUA YAYASAN
Bandung, 29 Juli 2009
No : (nomor)«nomor»/09
Perihal : Undangan Rapat
Lamp : -

Kepada Yth.
(nama)«nama»
di
(alamat)«alamat»

Dari contoh surat diatas, ada beberapa bagian surat yang diisikan menurut data – data si penerima, contoh : nama, alamat, nomor surat. Pada data – data tersebut dapat kita gunakan mail merge, sebagai berikut :
1.Pilih aplikasi mail merge pada toolbar
2.Pilih document letters, klik next : artinya kita akan menulis document untuk surat
3.Pilih set use the current document, klik next
4.Pilih type a new list, klik create
Artinya kita akan menambahkan list pada orang – orang yang akan kita tujukan, setelah kita pilih create,
Lalu pilih costumize columns, kemudian pilih add, yang artinya kita akan menambahkan database pada mail merge kita, yang kita sesuaikan dengan kebutuhan kita, yaitu nama , nomor , alamat
Setelah ini, maka kita akan menuliskan masing – masing data untuk field names yang tealh kita buat tadi.
Dan kita pilih data – data mana saja yang akan kita pakai, dengan cara member tanda ceklis pada data tersebut.
Setalh data – data yang kita perlukan telah kita masukan semua, klik next. Dan pilih more items. Disini lah kita akan menginsert data yang tadi tealh kita masukan, atur supaya kursor kita berada di dtempat yang akan kita insert lalu klik insert .
Msing – masing data telah kita letakkan di tempat nya lalu klik next, dan tinggal kita pilih recipient yang akan kita kirimkan surat ini.
Sesuai dengan data yang tadi kita masukan, recipient 1, degan nama radzi, alamat psr minggu, dengan nomor surat 01.Tinggal mengklik >> untuk mengganti daftar recipient kita.
IMPORT DATA
Di dalam Mail merge juga dapat kita lakukan import data melalui excel
Perintahnya pun sama, yang membedakan hanyalah pada saat step ke tiga
Pada step ke tiga kita pilih use an exiting list, lalu klik select a different list, lalu kita buka data di dalam excel yang telah kita buat tadi.
Lalu kita tentukan sheet mana yang telah kita gunakan di dalam excel tadi, lalu keluar lah data- data yang tadi tealh kita tuliskan, dan perintah selanjutnya pun sama, kita tinggal menklik >> untuk mengganti recipient yang telah kita masukan di dalam excel tadi.
Data diatas untuk mengisikan data data nama, npm, kelas, jadikita tinggal mengklik >> untuk mengubah data mahasiswa mana yang nantinya akan kita masukkan.